El CRM de WhatsApp para academias y centros de formación
En una academia, la matrícula se decide por WhatsApp: horarios, precios, plazas libres, si el curso empieza en septiembre o en octubre. ChatyFunnel reúne todas esas conversaciones en una bandeja compartida, las ordena como un embudo de matrículas y te dice cuántas se quedaron a medias.
Solicitar una demoUna bandeja compartida para toda la secretaría
En temporada de matrícula, las consultas llegan al mismo número más rápido de lo que una sola persona puede contestar. Con una bandeja compartida, varias personas de secretaría trabajan sobre las mismas conversaciones sin pisarse y sin que ningún interesado quede sin respuesta.
- Todo el equipo atiende el mismo número de WhatsApp desde su propio acceso
- Asignación de chats por agente, por equipo o por etapa
- Cobertura de ausencias: los chats se reasignan cuando alguien libra o está de vacaciones
- Permisos por rol para separar secretaría, comercial y dirección
- Importación del historial de chats al conectar el número
Un embudo por curso, por convocatoria o por campaña
Una consulta de septiembre y una consulta de enero no son el mismo proceso, y un curso de idiomas no se vende igual que una preparación de oposiciones. Crea un embudo por convocatoria y mira, en cualquier momento, cuántos interesados hay en cada etapa y cuántos han pasado a matrícula.
- Etapas propias: interesado, información enviada, prueba de nivel, reserva de plaza, matriculado
- Embudos de ventas ilimitados desde el plan Company
- Un embudo distinto por curso, por sede o por campaña publicitaria
- Métricas por etapa para ver en qué punto se enfría la matrícula
- Métricas por agente: quién responde antes y quién cierra más matrículas
Respuestas automáticas para las preguntas de siempre
Precios, horarios, duración, fechas de inicio y requisitos de acceso se preguntan cientos de veces por campaña. Las plantillas compartidas y la automatización se ocupan de esa parte, y tu equipo entra cuando la conversación ya merece una persona detrás.
- Mensaje de bienvenida en cuanto alguien escribe por primera vez
- Respuestas automáticas fuera del horario del centro y en periodos de cierre
- Plantillas compartidas con precios, horarios y programa del curso
- Agente de IA para las primeras preguntas y la cualificación del interesado
- Seguimientos programados para que un interesado no se enfríe entre semana
Reservas, cobros y saber qué campaña llenó el aula
Las herramientas de cierre viven dentro de la misma conversación: envías el enlace de pago de la reserva de plaza, agendas la visita al centro y firmas la matrícula sin cambiar de herramienta. Y si inviertes en publicidad, puedes saber qué campaña acabó en matrícula pagada y no solo en clics.
- Enlaces de pago con Stripe para reservas de plaza y cuotas, desde el chat
- Agenda y reserva de reuniones para visitas al centro o pruebas de nivel
- Contratos y firma de la matrícula enviados directamente al contacto
- Recordatorios y tareas por contacto para reclamar la documentación pendiente
- Importación de conversiones offline a Google Ads con GCLID en el plan Enterprise
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es un CRM de WhatsApp para academias?
- Es un sistema que centraliza en una bandeja compartida todas las conversaciones de WhatsApp de un centro de formación y las organiza como un embudo de matrículas, en lugar de dejarlas repartidas entre los móviles del equipo. ChatyFunnel permite asignar cada consulta a una persona de secretaría, seguir en qué etapa está cada interesado y ver cuántas consultas acaban en matrícula.
- ¿Pueden varias personas de secretaría atender el mismo número?
- Sí. En ChatyFunnel el número de WhatsApp del centro se conecta a un espacio de trabajo compartido y cada miembro del equipo entra con su propio acceso, con asignación de chats y permisos por rol. El plan Freelance incluye 1 usuario, Company 3 y Enterprise 5.
- ¿Cómo evito que un interesado se enfríe durante la campaña de matrícula?
- ChatyFunnel permite programar seguimientos por etapa del embudo y crear recordatorios y tareas asociados a cada contacto, de forma que una consulta que no ha vuelto a responder no depende de que alguien se acuerde. Además, cada conversación queda visible en su etapa del embudo, así que las que no avanzan se ven de un vistazo.
- ¿Puedo cobrar la reserva de plaza desde la conversación?
- Sí. ChatyFunnel genera enlaces de pago con Stripe desde la propia conversación de WhatsApp, así que puedes enviar el cobro de una reserva de plaza o de una cuota sin sacar al interesado del chat. Los contratos y la firma de la matrícula también se envían desde ahí.
- ¿Puedo saber qué campaña generó cada matrícula?
- Sí, con el plan Enterprise de ChatyFunnel. La plataforma guarda el identificador de clic de Google (GCLID) asociado a la conversación que originó el anuncio y, cuando marcas esa oportunidad como ganada, importa la conversión offline a Google Ads con su valor real.
Que la campaña de matrícula no dependa de la memoria de nadie
Te enseñamos en una demo cómo quedaría tu embudo de matrículas con las conversaciones que ya tienes.
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